15 december 2025
Martijn Haman over procedure- en vergunning management: “Je begint met een boodschappenlijstje”
Bij elke opdrachtgever en organisatie heeft de rol van Martijn Haman weer een andere naam: adviseur vergunningen, juridisch adviseur of proceduremanager. “Het beestje moet een naam hebben” zegt Martijn, “maar in de kern is het werk wat ik doe simpel te beschrijven, ik zorg dat alle benodigde vergunningen op tijd geregeld zijn, zodat een project geen vertraging oploopt.”
Martijn vervult die rol onder andere voor de ontwikkeling van windparken, uitbreidingsplannen bij de politie, de aanleg van kabels en buisleidingen voor netbeheerders en grote batterijprojecten. Bij Omniplan en in dit artikel noemen we dit voor het gemak proceduremanagement. We gaan met Martijn in gesprek over hoe hij een dergelijke opdracht aanpakt en waarom juist dit werk zo leuk is.
Wat kun je vertellen over de vergunningen en procedures waar jij het meest aan werkt?
Martijn werkt aan een grote diversiteit aan type vergunningen. Hij geeft aan dat het heel erg aan de opdracht ligt met welk soort vergunningen hij bezig is en welke activiteiten en partijen erbij komen kijken. “Eigenlijk is het van alles, soms is het verzorgen van een simpele technische bouwmelding, maar het kan ook het uitdenken van een complexe vergunningstrategie zijn waar meerdere vergunningen voor nodig zijn en verschillende overheden bij betrokken zijn.”
De overkoepelende factor is de ruimtelijke component. Veel vergunningen komen voort vanuit de aard van een ontwikkeling en de impact op de omgeving. Zo vereist een batterijproject niet alleen technische goedkeuring, maar ook veiligheidsmaatregelen. “Daar moeten we bijvoorbeeld een noodplan opstellen. De inhoud stemmen we in samenwerking met de toekomstige beheerders van de batterij af, maar ook met de brandweer. Waar komen de blusputten, welke protocollen zijn er om het terrein te mogen betreden enz., dat moet worden vastgelegd. Het is belangrijk dat we zaken heel concreet krijgen, en dat iedereen daar dan ook akkoord op kan geven”.
Hoe start je een nieuwe opdracht?
“Je begint met het checken van de regelgeving: in beeld brengen welke vergunningen aan de orde zijn en wat je daarvoor moet aanleveren, vanuit de landelijke regelgeving, maar ook vanuit lokale verordeningen of beleid. Je maakt dus eigenlijk een boodschappenlijstje.”
Martijn ziet vaak dat mensen eerst zelf gaan bedenken wat ze moeten aanleveren. “Het is juist zaak om eerst te kijken, wat zeggen de regels. Dat kan betekenen dat je iets wat je misschien niet direct had bedacht of relevant vindt toch moet aanleveren, maar ook dat iets wat voor jou wellicht logisch lijkt helemaal niet nodig is.” Het is handig om dit lijstje vervolgens ook te delen met het bevoegd gezag voor een check. “Klopt het dat we dit allemaal nodig hebben”. Vergunningen gaan eigenlijk om toetsing, dus dat geld ook voor je boodschappenlijstje.
Vervolgens, als je dat lijstje eenmaal hebt, moet je je vooral gaan verplaatsen in de ander geeft Martijn aan. “Bijvoorbeeld voor het noodplan, vraagt je jezelf, wat is relevant voor de brandweer. Of een gemeente, of een omgevingsdienst. Vanuit het project zelf zijn misschien meer de technische aspecten interessant, maar voor de brandweer draait het om toegankelijkheid en veiligheid, dus daar moet je je in verplaatsen.”
Als we Martijn vragen of hij dan dus alleen maar toetsende vragen stelt aan de betrokken partijen zegt hij; nee. “Het gaat er om dat je de vragen stelt op momenten dat je het antwoord ook echt nodig hebt. Ik bouw bijvoorbeeld review-rondes in zodat we ook kunnen kijken naar of de conclusies van alle onderzoeken zo zijn opgeschreven dat ze ook bruikbaar zijn voor de vergunning. Als proceduremanager moet je goed kunnen inschatten welke vraag je op welk moment stelt, en wat je wanneer moet doen om de finish te halen.”
Welke competenties moet je verder nog hebben als proceduremanager?
“Je moet heel gestructureerd zijn en goed georganiseerd. Ik bouw altijd een compleet dossier op zodat alles navolgbaar is – ook als het tot de Raad van State komt.”. Daarnaast geeft Martijn aan dat je een soort antenne moet hebben in de overleggen waar je bij zit. “Iedere keer bedenk ik, wat betekent deze keuze voor mij als proceduremanager en de vergunningen. Bijvoorbeeld een vrij belangrijke wijziging voor de techniek, kan geen gevolgen hebben voor de vergunningen, maar als ze dan een bepaald schroefje een paar centimeter opschuiven kan dat opeens wel heel veel betekenen.”
Moet je dan van alles ook inhoudelijk heel veel weten om goed de impact te kunnen bepalen? Nee, dat hoeft volgens Martijn niet. “Tuurlijk doe je ook inhoudelijke kennis op. Ik hoef geen technische berekeningen op te stellen. Als ik de redenering en conclusies kan volgen, dan begrijpt een vergunningverlener of rechter dat ook.”
Hoe ontzorg jij je opdrachtgever?
“Doordat het proces beheersbaar is.” Martijn kijkt binnen een project of opdracht naar wat er van belang is in dat project. De ene keer is dat geld, de andere keer snelheid en soms risicobeheersing. Zoals Martijn zelf aangeeft “Als je die belangen en risico’s in een project scherp houdt, kun je daarop sturen en houd je grip. Het is beheersbaar.
Doordat Martijn al jaren aan ervaring heeft kan hij ook goed inschatten wat risico’s zijn en weet hij hoe je slim en doelmatig een vergunningprocedure kan aanpakken. “Eigenlijk is proceduremanagement ook een soort strategische advisering. Je moet op het juiste moment de juiste stappen zetten. Bijvoorbeeld door collega’s al vroeg mee te nemen in keuzes die later impact hebben.”. Zo zag ik bij een van mijn projecten aankomen dat er een besluit moest komen over de planning van de uitvoering van een natuuronderzoek. In verband met seizoenen moest dat onderzoek of nu gelijk of ergens volgend jaar. Door dat al bij een collega in de week te leggen was het besluit om dat uit te stellen makkelijker gemaakt.”
Wat maakt jou werk zo leuk?
“Dat je op hele gekke en bijzondere plekken komt.” Het type project waar Martijn aan werkt maakt dat hij op plekken komt waar je normaal gesproken niet zomaar kan binnenkijken. Van windmolens en batterijparken tot zendtorens en hoogspanningsstations. “Soms,” zegt Martijn “nodigen ook wel eens de vergunningverlener uit op locatie. De situatie zelf zien maakt het veel duidelijker voor zo’n persoon.” Bijvoorbeeld bij een van de hoogspanningsstations waar Martijn bij betrokken was heeft dat ervoor gezorgd dat veel vragen snel beantwoord konden worden en discussiepunten weggenomen zijn. “Als ze het met eigen ogen zien, verdwijnen veel vragen en bezwaren.”
